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档案馆2011年工作总结

作者:    信息来源:    发布时间: 2011-12-26

档案馆2011年工作总结

2011年,是档案馆实施“十二五规划”的启始之年,是全面实施“质量工程”,实现我校档案馆科学发展的关键之年。本年度,在校领导的关怀和支持下,各项工作扎实推进,取得了预期的效果。现将本年度重点工作汇报如下:

(一)、注重学习,加强交流,加强高水平工作队伍的建设

1、对现任档案管理人员进行了系统的业务知识培训,加强了业务基本功训练。10月下旬,委派康素芬、刘琳等两位同志参加了全国档案工作学习交流会,就档案数字化管理方面向兄弟院校取得了不少“真经”。 11月中旬,邀请太原理工大学档案馆来校座谈,通过相互的交流学习,提升了工作的水平。

2、对兼职档案员进行集中和不定期的培训。对各部门兼职档案员一方面进行业务讲解,另一方面注重现场指导和示范,通过理论和实际相结合的培训方式,提高了兼职档案员的业务水平。特别针对学生档案兼职档案员,全年共举办了五次师生面对面交流培训。

(二)、明确权责,完善制度,提供了有力的制度保证

本年度,重点完善了部门(院系)材料移交档案馆的流程及运行机制,确保了材料能够及时、全面、准确地得以保管,进一步提高了工作的效率。

同时,建立健全了下列规章制度:《太原科技大学档案工作安全保密制度》、《太原科技大学档案库房管理制度》、《太原科技大学档案馆档案借阅制度》、《太原科技大学学生档案管理办法》、《太原科技大学人事档案管理八项制度》、《档案馆馆长岗位职责》、《档案馆办公室主任岗位职责》等。

(三)端正态度,扎实开展归档和查档服务工作

在档案材料的收集、整理、分类、编号、上架保管等方面,严格按照有关档案管理的标准执行,努力做到档案归档及时,整理规范、标准、并有完备、齐全的交接手续。

本年度,相关工作人员对超过保管期限的档案逐一进行了排查与鉴定,严格按照程序予以了处理。2011年度,累计转递2011届毕业生档案2973余卷。共收集、整理、立卷党群档案100余卷,行政档案125卷,外事档案21卷,教学档案1603卷,归档财务帐薄 422卷,科技档案144卷,人事档案集中人力、物力、资金按要求进行规范整理、补充收集散材料4500份,进行审核登记、分类汇总、归档,新进人员建档30卷,为校内外单位与个人提供查档服务300余人次。

同时,档案室时刻保持干净整洁,高度重视防火、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等隐患。今年九月底至十月中旬,档案馆房顶因为维修并且正好遭遇两次降雨,漏水很严重,馆里全体教师和勤工助学的学生坚守阵地,时时监察水情,采取多种手段排除水患。最终,档案材料无一受损。

同时,积极配合学校有关部门的工作,以主动热情的服务态度,做好了档案的利用工作,树立了良好的服务形象。

(四)、开展档案录入工作,加强了档案数字化建设

档案的信息化管理是近年来档案工作发展的趋势和方向。本年度档案馆加强了“南大之星”档案管理和发布软件的运用,师生加班加点进行综合档案分类目录、档案文件级检索目录电子输入共计53702条。暑期网络页面设置已经改版,使用“南大之星”添加无缝对接,成功使用档案发布系统。链接是http://210.31.104.59:8000/ ,系统中已有本馆概况、业务指导、服务指南、有问必答等相关信息。发布了2011届学生档案转递信息,学生可以在此系统上发布查询信息及反馈信息。

积极利用局域网络进行资源共享及宣传档案知识,不断深化档案的利用,为学校教学、科研、发展提供了准确、便捷的服务。

(五)、查找相关资料,开展学校“大事记”的整编工作

高校档案是高校历史的真实记录,贮存着大量的原始信息,是学校历史发展的结晶。档案馆立足现有档案信息,多方查阅相关资料,克服困难,整编我校近六十年来的发展大事,以积极的态度迎接我校六十华诞的到来。目前,工作已取得阶段性成果。

2011年度,档案馆各项工作取得了一定的成绩。但也存在着明显的不足之处,具体表现在以下几个方面:

1、人员的业务知识和理论知识有待进一步提高。

2、对档案数字化建设步伐相对迟缓,工作效率有待提高。

3、部分硬件设施不完善,没有达到档案现代化建设的要求。

在新的一年中,全体同志将进一步提高认识,端正态度,严格遵照档案工作各项制度,努力工作,不断进取,为学校的跨越发展提供一流优质的档案信息服务,作出自己的贡献。

档案馆

2011年12月7日

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