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档案馆关于做好“新冠肺炎疫情防控”专题档案材料收集归档工作的通知

作者: 档案馆   信息来源:    发布时间: 2020-03-24

校“新冠肺炎疫情防控”工作领导小组、各单位、各学院:

新冠肺炎疫情发生以来,我校坚决贯彻习近平总书记重要指示精神和党中央、国务院决策部署,认真落实山西省委省政府关于疫情防控工作部署要求,精心组织,上下联动,全力抗击疫情,取得了阶段性的胜利。

根据国家档案局、山西省档案局有关文件要求,需落实“新冠肺炎疫情防控”专题档案建立的工作。本专题是我校抗击新冠肺炎疫情的真实记录,对疫情防控工作和今后可能发生的重大灾害防治工作具有重要查考和借鉴价值,是学校档案资源不可或缺的组成部分。

为了有效收集疫情防控工作中形成的大量材料,包括文字、照片、录音、录像、电子文件、实物等,以确保档案的完整、准确、系统、安全,请相关部门参照本通知附件《太原科技大学档案馆“新冠肺炎疫情防控”专题档案材料收集归档工作指南》,有计划、有步骤、科学、规范地做好本校疫情防控档案的收集归档工作,现作以下通知:

   一、根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》,学校各单位应在第一时间做好疫情防控文件材料收集归档工作,依法及时采取安全、有效措施和手段保证疫情防控档案收集、整理工作。

二、新冠肺炎疫情工作领导小组、各工作组及各学院、行政部门和其他参与疫情防控工作的单位在疫情防控工作中所形成的文件资料纳入专题档案收集范畴。

三、各单位分管档案工作的领导为专题档案负责人,专(兼)职档案工作人员为具体操作人员。各单位应切实加强监督、指导和工作落实,确保本单位专题档案及时收集归档,遇到问题应及时协调沟通。

四、各单位要结合疫情防控工作实际,有针对性地开展疫情防控材料收集归档工作。明确疫情防控文件材料收集内容,优化收集接收流程,特别要重视照片、录音、录像、电子文件、实物等的收集。

五、归档文件以件为单位进行整理。纸质和电子文件均需符合国家和高校档案管理的有关规范和标准。

六、各单位在新冠肺炎疫情结束,正式复工上班之日起3个月内,将文件材料向档案馆移交归档。

各单位可参照本通知执行,在开展疫情防控档案收集工作中如有问题,请及时与学校档案馆联系。

附件:《太原科技大学新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作指南》

 

                    太原科技大学档案馆

                    2020年3月23日

 

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