为了更好地服务毕业生,使毕业生能具体了解档案的转递事宜,根据我校实际情况特拟订以下办法,并由各院(系)毕业班辅导员统一组织开展转递工作的相关事宜。
一、转递档案的方式:
通过签约邮局,以“邮政EMS标准快递”形式转递。
二、转递原则:
依据校就业办的派遣结果转递档案。
三、各院(系)组织转递事宜的流程:
1. 领取EMS单:
辅导员先组织各班传达转递办法,确保每位同学认真了解转递事宜,然后再统计转走档案人数,以院(系)为单位到档案馆领取。
2. 填写EMS单 (见附件1):
严格按附件要求填写。自行记录单号并通过邮政官网查询落实。单号超时无法查询。
3. 填写“全班所有同学档案去向、去留信息汇总表”(见附件2);
4. 毕业离校前,将填好的EMS单和附件2信息汇总表(电子版和纸质A4版),均按学号顺序排好,以院(系)为单位一并交回档案馆。
四、不同类型的毕业生转档指南:
1. 就业和未就业的:
(1) 派遣至就业单位、人才市场、生源地(“教育局”、“就业指导服务中心”、“人力资源和社会保障局”等)的;
(2) 跟班填写EMS单,跟报到证派遣抬头单位落实收件信息;
(3) 跟班填写附件2。
2. 考取研究生的:
(1) 档案馆依照录取院校调档函转递,档案馆只收调档函原件;
(2) 跟班填写EMS单(升本校除外),依据调档函填写的收件信息;
(3) 跟班填附件2(如调档函中有特殊要求,请在汇总表上备注)。
3.无派遣的在职研究生:
(1)跟工作单位人事部门落实收件信息(外单位需开具一份提档函,主要写明人事部门收件信息并盖章,如自带档案请注明“同意自带”并盖章);
(2)跟班填写EMS单;
(3)跟班填写附件2,(本校职工需在汇总表中备注“正式”、“人事代理”等,因对接人员不同)。
五、关于缓发档案的温馨提示:
(1)未就业的毕业生也有派遣,与是否缓发档案无关,一般会被派回生源地就业主管部门。
(2)针对未正常毕业、无派遣的学生,派遣后自行联系档案馆办理转档事宜。
(3)特殊情况(比如很快就要改派等),可申请“缓发”,暂时由学校代管。
(4)缓发期两年内须到档案馆办理转出手续。同样依据报到证派遣填写EMS单,学校不允许自带。落实就业单位的,需出示改派后的报到证,填写EMS单,方可转至新单位。否则,仍只能先转回报到证原派遣地,凭单位出具的调档函无法直接从学校调取档案。往届生考取研究生的需交考取院校调档函原件、毕业时发的报到证和三方协议,填写EMS单。
六、联系方式:
咨询电话:0351-6998152
七、办理时间:
工作时间内正常办理,法定节假日除外
寒暑假期间档案办理时间统一在周三上午9:00——11:00
太原科技大学档案馆
2019年6月14日