各学院(部)、处级单位:
按照国家及我校档案管理办法的有关规定,为进一步规范我校档案归档工作,切实提高我校档案管理水平,特下发本通知。请各单位结合本部门实际情况,自本通知下发起,严格按要求将本单位属于归档范围的各类档案材料,按归档要求整理好移交档案馆。学校决定,该项工作的完成情况将作为各单位年终考核内容之一。
一、归档范围
在学校各项活动中形成的具有保存价值的各类档案材料均应整理归档。(归档范围详见太原科技大学档案馆网页公告栏《太原科技大学档案归档范围》)
二、归档要求
1.各单位要高度重视,抓好本部门档案材料的立卷归档工作,档案材料归档依据《太原科技大学档案归档范围》执行,严把档案归档质量关。
2.今后形成的纸质档案材料必须使用国际标准A4规格纸型(特殊要求除外)。
3.归档时纸质档案与电子档案要同步归档,电子档案要标明与纸质档案相符的标题及时间;声像与实物档案参照《太原科技大学各类档案归档范围》执行。
三、归档时间
1、学校各部门应在次年6月底前将前一年度的有关档案材料送交档案馆归档。
2、各教学部门的教学类档案应当在次学年年底前归档。
3、科研、基建、工程类档案在鉴定、竣工后的三个月内归档。
4、其它特殊类档案按有关规定期限归档。
四、其他
1、各学院(部)、处级单位要高度重视档案归档工作,兼职档案员要认真负责按照《太原科技大学档案归档范围》等有关归档要求收集、整理、及时送交各类档案。
2、档案馆与各学院(部)、处级单位加强沟通,做好统筹、协调和解释工作,共同做好档案归档工作。
二0一二年十二月十七日