太原科技大学规范实物档案归档办法
为了提高高等学校实物档案工作的质量和管理水平,有效的为学校工作服务,充分发挥实物档案在社会主义现代化中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等,结合本校实际情况,特制定规范实物档案归档办法。
一、 归档范围
1.奖品实物:本校在各项活动中获得的省级以上,(含省级 )颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌和证书、锦旗、荣誉册、光荣册等。
2.各个时期标志性实物:如校牌、校旗、校徽、印章、匾额、碑石或带有校史印记的物品等。
3.印信实物:机构变更或撤消、合并失效的印章(包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章)。
4.名人字画实物:中央、省、市各级领导及社会知名人士为学校所写的题词和字画等。
5.本校与国内外开展各类交流或重要活动中的往来礼品、赠品、字画以及特制的纪念盘、纪念章、纪念币等。
6.中外校友、友人赠给学校的各种具有保存价值的物品(包括校庆接收的各类纪念物品等)。
7.其他有史料价值的实物等。
二、归档单位和时间
1.实物档案于次年六月底前交付档案馆归档。由于特殊原因确需保留在本部门一段时间的可按程序办理移交后再办理借用手续。
2.上级领导来校活动产生的实物由校办公室归档;校友赠予学校的实物由校友会归档;外事活动产生的实物由外事办归档;其它各项活动的实物由各单位负责归档。
三、归档要求
1.凡外单位或个人赠予学校或学院的归档范围内的实物接收单位均须登记造册定期归档。
2. 归档实物应附清单和说明(包括主题、时间、地点、事由、赠送人、接收人、名称等)。 见附表1
3.归档的实物要保持整洁、无污染、无破损。
4.不在本归档范围内但有保留价值、且能反映学校发展历程或反映名人、个人并记载校史活动的重要实物可随时移交档案馆。
5.填写归档移交目录(纸质目录两份和电子目录一份),交接双方在纸质目录上签字、盖章,并各持一份。(见附件2)
附件1:实物档案说明格式
附件2: 实物档案移交目录
太原科技大学档案馆
2019年5月15日
附件1:
实 物 档 案 说 明 表
序号 |
主 题 |
时间 |
地点 |
事 由 |
赠送人 |
接收人 |
名称 |
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附件2:
实物档案移交目录
可根据实际实物数量增减表格行数
以上项目均以整理完整,移交给档案馆:
移交人: 移交时间:
档案馆已核对无误接收:
接收人: 接收时间: