太原科技大学规范声像载体档案归档办法

为了提高高等学校声像载体档案工作的质量和管理水平，有效的为学校工作服务，充分发挥声像载体档案在社会主义现代化中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等，结合本校实际情况，特制定规范声像载体档案归档办法。

一、归档范围

1.本单位领导活动和著名人物的照片、录像、光盘。

2.反映本单位重大活动的照片、录音、录像、光盘。

3.上级领导到本单位视察和召开重要会议的照片、录音、录像、光盘。

4.本单位组织或参加的重要外事活动形成的照片、录音、录像、光盘。

5.各学院毕业生照片。

二、归档单位和时间

1.上级领导来校活动产生的声像档案由校办公室（党委办公室）归档；校友来学校产生的声像档案由校友会归档；外事活动产生的声像档案由外事办归档；其它各项活动产生的声像档案由各单位负责归档。

  2.声像载体形成部门在完成声像载体材料制作后三个月内交付档案馆归档。

  3.照片档案于次年六月份完成并交付档案馆归档。

三、归档要求

 1.声像载体档案归档时应装入具有一定硬度的特质盒套内，并附登记表。登记表应注明声像载体录制的经过和内容，如单位、地点、作者、内容、开始语、结束语、节目时间、盘数、录制人、检查人员审听意见、批准人等。

2.照片档案归档时每张或每组照片应编写说明。其项目有：照片号、底片号、参见号、事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。说明采用横写格式(见附表1)宽度可根据情况灵活掌握，但最窄不得小于50mm。

3.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查声像载体档案是否完整、齐全，以及是否符合档案归档规范要求。凡不符合规定要求者，在档案馆管理人员的指导监督下按归档要求规范整理后，方可进馆归档。

4.填写归档移交目录（纸质目录两份和电子目录一份），交接双方在纸质目录上签字、盖章，并各持一份。（见附件2、附件3）

附件1：照片说明格式

附件2：照片档案移交目录

附件3：声像载体档案移交目录

                                   太原科技大学档案馆 

                                    2019年5月14日

附件1：

照 片 说 明 表

附件2：

照片档案移交目录

可根据实际照片数量增减表格行数

以上项目均以整理完整，移交给档案馆：

移交人：                          移交时间：               

档案馆已核对无误接收：

接收人：                          接收时间：                附件3：

声像载体档案移交目录

可根据实际声像载体数量增减表格行数

以上项目均以整理完整，移交给档案馆：

移交人：                          移交时间：               

档案馆已核对无误接收：

接收人：                          接收时间：