学生档案是学生在校形成的有保存价值的文字资料，是学生在校期间的思想、学习、生活、遵纪守法等情况的记录，是考察了解学生在校表现的重要依据。

为了进一步加强和规范我校学生档案归档工作，提高档案管理工作水平，实现学生档案归档管理的标准化、规范化，更好地为学生、学校和社会等各方面提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》及《高等学校档案管理办法》，特结合我校实际情况制定本归档办法。

一、归档范围：

  1. 学前档案； 

  2. 党团组织材料：团档、转正党员材料； 

  3. 高校期间主要材料：学生入学登记表、学生学年鉴定总结表、资格审查表和成绩单、毕业生登记表、就业通知书以及各类奖惩材料、学籍异动文件等。

二、 归档时间:

  1．新生档案材料：学前档案和学生入学登记表。于新生入学后两个月内由各院（系）辅导员移交归档； 

  2. 学生学年鉴定总结表于9月底前由各院（系）辅导员移交归档； 

  3. 转正党员的材料在办理完审批意见的填写和盖章后五个工作日内，由相关负责老师移交归档； 

  4. 各类奖惩材料于文件下达后两周内由相关负责老师移交归档； 

  5．学生毕业时的档案材料：毕业生登记表、就业通知书、资格审查表和成绩单等材料由各学院和有关职能部门以学校《关于毕业生离校工作安排的通知》中规定的时间移交； 

  6. 学生学籍异动文件于文件下达后一周内移交归档。

三、归档要求： 

  1. 学前档案由各分院（系）统一收集、移交归档。学生入学登记表和学前档案一并移交归档； 

  2. 转正党员材料由各院（系）审核密封后再交接; 

  3. 组织学生填写档案材料时应真实、清晰，用不可擦的碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得有涂改痕迹。档案材料须由各经办部门审查合格并盖章后再移交； 

  4. 档案材料按照学号顺序排列，移交时当面点清，经办人认真填写归档材料登记册并签字。另附交接单一式两份，交接双方各持一份（见附件）；

  5. 负责收集、移交归档的各学院辅导员、学生干部、各相关职能部门经办人按照档案馆有关规定做好归档工作。

附件：XX档案材料交接单

                                                   太原科技大学档案馆

                                                             2019年3月11日

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