为了进一步加强和规范教学档案归档工作，提高档案管理水平，更好地为学生、学校和社会等各方面提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等，结合本校实际情况，特制定规范教学档案归档办法。

一、归档单位和归档时间

电子学籍档案及纸质学籍档案归档按以下规定办法执行：

1.录取新生名册分别由招生办公室、研究生院等部门负责归档，于学生录取次年六月份完成并交付档案馆归档。 

2.新生入学登记表由学工（部）处负责归档，于学生录取次年六月份完成并交付档案馆归档。

3.成绩信息从各学院（教务处）、研究生院等部门获得，于学生毕业次年寒假前完成并交付档案馆归档。

4.硕士、博士研究生材料统一由研究生院移交到档案馆，于硕士、博士研究生毕业次年寒假前完成并交付档案馆归档。

二、归档方式

1．硕士、博士研究生归档材料：纸质材料需要用A4纸打印，统一用研究生院印制的档案袋归档。

2．其他纸质教学档案由各部门按照规定时间归档送交档案馆。

三、 归档要求

1. 按照部门立卷的原则，教学文件材料核实完整后送交档案馆归档。立卷时用铅笔按顺序编排阿拉伯数字，单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在页面右下角。填写卷内目录及卷内备考表。（见附件1、附件2）

2. 移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，以及是否符合档案归档规范要求。凡不符合规定要求者，在档案馆管理人员的指导监督下按归档要求规范整理后，方可进馆归档。

3. 填写归档移交目录（纸质目录两份和电子目录一份），交接双方在纸质目录上签字、盖章，并各持一份。（见附件3）

附件1：卷内目录

附件2：卷内备考表

附件3：教学档案移交目录

                                               太原科技大学档案馆 

附件1：

卷 内 目 录

附件2：

卷内备考表

附件3：

教学档案移交目录

可根据实际材料数量增减表格行数

以上项目均以整理完整，移交给档案馆：

移交人：                               移交时间：               

档案馆已核对无误接收：

接收人：                               接收时间：