收集

（一）时间：每年6月将前一年的文件整理归档

（二）纸质收文薄、发文薄要求进行归档

（三）要求：责任单位，剔除重复，无用文件（会议通知、值班表），按发文编号排列，重号、空号需备注清楚，填写移交清单，一式两份，签字后，责任单位和档案馆各保存一份。

说明：

1、序号：与文件排列、编号顺序一致。

2、档号：文件相对应的文号，如院党字[2013]XX号，如果没有就不需要填写。

3、档 案 名 称：文件名。

4、份数：文件的份数，原则上只收取一份，交档单位剔除、重复文件。

5、共计页数：该份文件总页数

6、备注：特殊须注明的情况，如重号文件，空号文件。

（四）纸质文件对应电子版同时归档。

整理

（一）分类。根据《科大归档范围和归类细则》把不同类别的档案区分开来。粗—细

（二）划分保管期限。鉴别每一份文件的保管期限，相同保管期限、相同类别的档案材料作为一个组卷单位，不同类别、不同保管期限资料不能混装在同一个档案盒中。

（三）组卷排序。正文-行文卡-草稿

排序采用年度—保管期限—分类的方法，同一保管期限的档案资料，同一责任者的档案资料按档案形成的时间先后排序；报告、请示件要同批示、批复一起组件，批复、批示在前，请示、报告在后; 正件在前、附件在后;正本在前，定稿在后; 转发件在前，被转发件在后; 重大活动资料可装订成册，作为一件。在组卷过程中，去掉重复的档案材料，同类文件较少的可以立薄卷。

（四）去钉书针。

（五）编页号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号; 空白页不计数，页号的位置在每面材料非装订一侧的下角，每件档案的页号均从“1”开始编流水号。

（六）编目。即编写、打印卷内归档文件目录，如图

卷 内 目 录

卷内文件目录 (便于查找利用，没案卷都编写)

说明：

1、序号：与文件排列、编号顺序一致。

2、文件编号：文件相对应的文号，如院党字[2013]XX号，如果没有就不需要填写。

3、责任者：文件形成单位。

4、日期：文件的形成日期，没有标明落款日期的文件材料．应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期。

5、题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。

6、页数：既每份文件的页数。

7、备注：对文件的说明，比如附件，列表，图片等。

8、每页录入档案目录的件数以10件为宜。

（八）填写卷内备考表，如下图：

卷内备考表

说明：就是盒内档案的信息汇总，比如XX类文件1-XX号等。

（九）填写卷皮，拟定案卷题名。要求

（十）打孔机打孔，三孔一线装订。

（十一）装盒，填写档案盒脊背和封面。脊背有全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号，盒号。

（十二）输目录。将相关的档案信息输入计算机，形成电子目录。

（十三）排架。将整理好的档案放入档案盒，按分类和保管期限存入档案柜。

查阅

（一）本校职工查阅档案，先填写查阅档案登记薄方可查阅

（二）查阅文件档案，一律在专门的阅档室查阅，不得随意带出。

（三）查阅档案资料，需对档案倍加爱护吗，不得私自拆卷、抽页、撕页，不得任意涂改、批注、划线、沟圈、污损。

（四）应工作需要，需摘抄、复印档案资料，需经档案工作人员和有关领导批准，进行登记手续，方可摘抄、复印。

（五）外单位来校查阅档案资料者，需持有单位介绍信，并经我校有关领导同意批准，填写查阅档案登记薄后方可查阅。

（六）查阅档案资料者，必须做到对查阅档案资料中的内容进行保密，不得擅自传播，造成不良后果，责任自负。

销毁

（一）保管期限已满的档案，经鉴定需要保留，写明原因，并重新1确定保管期限进行存档。

（二）保管期限已满，确定销毁的档案，需经学校“档案鉴定销毁领导委员会”审核，填写销毁清单由分管校长、档案馆馆长签字，手续完备，方可销毁。

（三）销毁档案时，必须到指定地点进行销毁，由两人以上监销，同时有关单位派人现场监销，并在销毁清单上签字。

（四）档案销毁后，要在档案目录清册上注明“已销毁”，标明销毁清单编号和销毁时间。

（五）销毁档案的有关文件和销毁记录，需要永久保存，以备日后查找。