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太原科技大学档案馆 出版类档案归档办法

作者:    信息来源:    发布时间: 2019-05-16

太原科技大学规范出版类档案归档办法

 

为了进一步加强和规范出版类档案归档工作,提高档案管理水平,更好地为学生、学校和社会等各方面提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案工作规范》等,结合本校实际情况,特制定规范出版类档案归档办法。

一、 归档范围和归档时间

      1、归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容。

     2、书刊出版后应在次年六月底前,将上年应归档的出版档案向档案馆移交。

二、归档要求

1、按照部门立卷的原则,出版档案以出版物名称立卷,一书一刊组成一卷或数卷,期刊视情况几期一卷,注意分清年度,不可混年立卷。

2、拆除卷内的金属物,对破损的出版材料进行修补。

3、卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下角编页号。填写卷内目录及卷内备考表。(见附件1、2)

4、出版类材料采用档案袋方式保管,案卷封面应逐项按规定填写清楚,标题要简明,确切地反映卷内材料内容。

5、移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,以及是否符合档案归档规范要求。凡不符合规定要求者,在档案馆管理人员的指导监督下按归档要求规范整理后,方可进馆归档。

6、填写归档移交目录(纸质目录两份和电子目录一份),交接双方在纸质目录上签字、盖章,并各持一份。(见附件3)

 

附件1:卷内目录

附件2:卷内备考表

附件3:出版类档案移交目录

 

                            

                                        太原科技大学档案馆

                                     2019年3月11日

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

   

 

序号

文件编号

责任者

文件材料题名

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附件2

卷内备考表

 

 

 

 

说明:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                            立卷人                         日 

 

                            审核人                         日 

 

档案(资料)移交清单

档  号

档案(资料)名称

共计

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备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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负责

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    

 

 

 

   

 

    年 月  日

 

 

 

 

 

交人

 

 

收 

 

 

 

 

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