2.3.2.1.整理档案：归档文件以件为单位，通常每份文件为一件，装入一个软卷皮。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后。文件与文件之间要按照一定的顺序排列，如可以按时间、事由等顺序排列文件，一旦文件的排列顺序固定下来，文件的件号也就相应地出来了。

2.3.2.2.拆钉：为了文件能够长久保管，需要把文件的金属钉拆掉。

2.3.2.3.编写页码：文件材料以件为单位编写页码，凡有字的均算一页，页码用阿拉伯数字编写，正面页码写在文件右下角，反面页码写在文件左下角。另外，凡归档保存的材料，均使用黑笔书写，不可使用铅笔或圆珠笔等。

2.3.2.4.加盖归档章：在文件首页右上角空白处加盖归档章。

2.3.2.5.填写归档章：归档章的内容包括：年度、保管期限、类目、件号、页数五部分。

2.3.2.6.编制归档文件目录：归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

2.3.2.7.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面包括全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。

2.3.2.8.装盒：将归档材料按件号顺序依次装入档案盒，依据档案盒的大小，酌情每几件装入一个档案盒，同一保管期限的档案才能装入一个档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一档案盒。包括盒内目录（同档案目录）、备考表等。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

2.3.2.9.填写备考表：备考表每个档案盒内放一张，置于盒内档案之后，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等。

2.3.2.10.交接手续：档案整理完毕后，由归档部门统一将目录和交接手续一并移交档案馆，电子版目录、交接手续用办公自动化发给档案馆工作人员。其中交接手续一式两份，当场进行交接，移交人、接收人签字，双方各存一份备查。

2.3.2.11.档案装具：各部门档案整理所需的档案盒、软卷皮、备考表、归档章等均由档案馆提供。