太原科技大学档案馆
基础工作目录和工作运行流程图
太原科技大学档案馆
2017年10月
目 录
一、档案馆机构职能管理
1.1、档案馆职能
1.2、机构设置
二、档案馆岗位责任管理
2.1、档案岗位职责
2.2、档案工作标准
2.3、档案工作流程
三、档案馆基础信息管理
2017年档案馆馆藏统计数据与资料
四、档案馆管理制度建设
制度建设计划表
五、档案馆信息平台建设
5.1、办公自动化
5.2、信息平台
六、部门间协调配合机制建设
6.1分管档案馆校领导工作职责
6.2档案馆领导工作职责
6.3各院系兼职档案工作人员职责
七、档案馆考核检查机制建设
7.1、绩效考核办法
7.2、工作奖惩办法
八、服务群众工作机制建设
读者查阅档案工作流程图
一、档案馆机构职能管理
1.1、档案馆职能
1.1.1、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;
1.1.2、拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;
1.1.3、负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;
1.1.4、编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;
1.1.5、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;
1.1.6、开展档案的开放和利用工作;
1.1.7、开展学校档案工作人员的业务培训;
1.1.8利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;
1.1.9、开展国内外档案学术研究和交流活动。
1.2、机构设置
1.2.1、档案馆办公室
1.2.2、综合档案室、
1.2.3、学生档案室
1.2.4、人事档案室
二、档案馆岗位责任管理
2.1.1档案岗位职责
档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是收集、保管和向学校及社会提供档案资源服务的科学文化事业机构。其主要职责:
2.1.1.1、宣传、贯彻和执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国文物保护法》以及党和国家有关档案工作的方针、政策;
2.1.1.2、拟定学校档案工作中长期发展规划,依法建立、健全学校档案工作的规章制度,负责组织学习宣传、贯彻落实和监督检查工作;
2.1.1.3、加快数字档案馆建设,创新档案资源体系和档案服务体系建设,不断提高档案服务学校及社会的能力和水平;
2.1.1.4、根据国家有关档案资源建设的要求,按照档案集中统一管理的原则,负责全校党政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、人物、外事、声像、财会、历史、实物、校史资料等门类纸质档案与电子档案的收集(接收)、整理、编目、保管、利用、鉴定、销毁等工作。负责学校有关陈列品、艺术品和校史文物等固定资产的管理;
2.1.1.5、制定并组织实施档案年度工作计划,总结年度工作,编制档案文工作统计年报表;
2.1.1.6、建立健全学校档案管理工作网络,指导学校各部门文件材料的积累、立卷和归档工作,不断完善各院(系)、机关部处及直属单位年度归档工作的考核评估体系;
2.1.1.7、加强档案学术研究、档案史料研究和著名校友学术思想研究。
2.1.1.8、加强档案创新团队建设,组织全校专兼职档案人员的业务学习和岗位技能培训,开展国内外档案人员的学术交流。
2.1.1.9、认真做好学校档案工作先进集体、优秀档案工作者的评选活动和档案人员的专业职称评聘工作;
2.1.1.10、完成学校领导交办的其他工作。
2.1.2、档案工作人员岗位职责
2.1.2.l、学习党的方针政策,贯彻执行《中华人民共和国档案法》,忠于职守,遵守档案工作纪律。
2.1.2.2、认真钻研业务,建立健全各种档案管理制度,不断提高管理水平。
2.1.2.3、凡应立卷归档的材料,要定期收集,对移交入室的档案要认真验收,按规定办理交接手续。
2.1.2.4、残缺和不易长久保存的档案,要裱糊和复制,做好防盗、防潮、防虫蚀等工作,确保档案的齐全、完整和安全。
2.1.2.5、做好档案的立卷、分类、编号、进橱上架工作,编制检索工具、汇编和参考资料。
2.1.2.6、搞好档案的开发利用工作,积极主动地为学校领导和各部门提供档案材料,为学校各项工作服务。
2.1.2.7、做好档案的借阅登记和利用效果登记。
2.1.2.8、严格执行档案保密制度,防止失密、泄密现象发生。档案管理人员调离,要在学校领导监督下做好交接工作,离职后不泄密。 2.1.2.9、兼职档案员,对本处室的档案材料要随时收集,确保档案的齐全完整,按规定归档立卷、移交。
2.2档案工作标准
依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案部门业务建设规范》为指导,融法律、法规、规章、技术标准、实施细则于一体,把档案基础标准,业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准结合用到规范中,使之符合高等学校档案工作的现实需要和长远发展,实现高校档案业务建设各个环节的标准化和规范化,提高档案干部的政治、业务素质,加强对档案工作的监督、指导,更好地开发利用档案信息资源。
2.3档案工作流程
2.3.1档案整理、归档工作流程
第一步:将文件拆钉
第二步 :给文件编写页码
第三步:加盖归档章
第四步:填写规党章
第五步:编制归档文件目录
第六步:装订成册并编制封面
第七步:装盒
第八步:填写备考表
第十步:交接手续
第十一步:档案装具
2.3.2纸质档案归档工作流程:
2.3.2.1.整理档案:归档文件以件为单位,通常每份文件为一件,装入一个软卷皮。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后。文件与文件之间要按照一定的顺序排列,如可以按时间、事由等顺序排列文件,一旦文件的排列顺序固定下来,文件的件号也就相应地出来了。
2.3.2.2.拆钉:为了文件能够长久保管,需要把文件的金属钉拆掉。
2.3.2.3.编写页码:文件材料以件为单位编写页码,凡有字的均算一页,页码用阿拉伯数字编写,正面页码写在文件右下角,反面页码写在文件左下角。另外,凡归档保存的材料,均使用黑笔书写,不可使用铅笔或圆珠笔等。
2.3.2.4.加盖归档章:在文件首页右上角空白处加盖归档章。
2.3.2.5.填写归档章:归档章的内容包括:年度、保管期限、类目、件号、页数五部分。
2.3.2.6.编制归档文件目录:归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
2.3.2.7.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面包括全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。
2.3.2.8.装盒:将归档材料按件号顺序依次装入档案盒,依据档案盒的大小,酌情每几件装入一个档案盒,同一保管期限的档案才能装入一个档案盒,不同保管期限的档案不能装入同一档案盒。包括盒内目录(同档案目录)、备考表等。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
2.3.2.9.填写备考表:备考表每个档案盒内放一张,置于盒内档案之后,包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等。
2.3.2.10.交接手续:档案整理完毕后,由归档部门统一将目录和交接手续一并移交档案馆,电子版目录、交接手续用办公自动化发给档案馆工作人员。其中交接手续一式两份,当场进行交接,移交人、接收人签字,双方各存一份备查。
2.3.2.11.档案装具:各部门档案整理所需的档案盒、软卷皮、备考表、归档章等均由档案馆提供。
三、档案馆基础信息管理资料
2017年度档案馆库存档案各门类统计报表如下:
2017年档案馆馆藏统计表
|
类目 年代 |
行政 |
党群 |
科研 |
基建 |
设备 |
出版 |
产品 |
财会 |
教学 |
外事 |
实物 |
声像 |
华科 |
|
1952 |
|
|
|
|
|
|
|
2 |
1 |
|
|
|
|
|
1953 |
6 |
3 |
|
2 |
|
1 |
1 |
7 |
1 |
|
|
|
|
|
1954 |
13 |
6 |
|
2 |
|
1 |
1 |
15 |
6 |
|
|
|
|
|
1955 |
7 |
6 |
|
9 |
|
3 |
3 |
12 |
4 |
|
|
|
|
|
1956 |
16 |
17 |
|
4 |
3 |
2 |
2 |
16 |
12 |
|
|
|
|
|
1957 |
13 |
13 |
|
6 |
6 |
1 |
1 |
4 |
6 |
|
|
|
|
|
1958 |
7 |
13 |
|
1 |
3 |
3 |
3 |
5 |
21 |
|
|
|
|
|
1959 |
10 |
15 |
|
1 |
1 |
1 |
1 |
8 |
7 |
|
|
|
|
|
1960 |
16 |
11 |
|
1 |
1 |
1 |
1 |
12 |
10 |
|
|
|
|
|
1961 |
18 |
10 |
|
4 |
2 |
2 |
2 |
9 |
11 |
|
|
|
|
综 |
1962 |
17 |
23 |
|
2 |
1 |
3 |
3 |
6 |
14 |
|
|
|
|
合 |
1963 |
20 |
13 |
|
2 |
2 |
1 |
1 |
15 |
21 |
|
|
|
|
档 |
1964 |
19 |
60 |
|
|
3 |
1 |
1 |
8 |
13 |
|
|
|
|
案 |
1965 |
15 |
16 |
|
1 |
|
1 |
1 |
16 |
15 |
|
|
|
|
|
1966 |
9 |
16 |
|
|
|
1 |
1 |
12 |
1 |
|
|
|
|
|
1967 |
1 |
2 |
|
|
|
1 |
1 |
17 |
|
|
|
|
|
|
1968 |
4 |
1 |
|
|
|
|
|
9 |
|
|
|
|
|
|
1969 |
3 |
1 |
|
|
|
1 |
1 |
9 |
1 |
|
|
|
|
|
1970 |
4 |
4 |
|
|
|
1 |
1 |
8 |
1 |
|
|
|
|
|
1971 |
3 |
12 |
1 |
|
2 |
1 |
1 |
10 |
1 |
|
|
|
|
|
1972 |
3 |
12 |
1 |
|
1 |
1 |
1 |
15 |
20 |
|
|
|
|
|
1973 |
6 |
13 |
|
1 |
2 |
1 |
1 |
12 |
12 |
|
|
|
|
|
1974 |
5 |
6 |
1 |
|
2 |
1 |
1 |
16 |
21 |
|
|
|
|
|
1975 |
4 |
8 |
2 |
|
2 |
|
|
11 |
23 |
|
|
|
|
|
1976 |
9 |
11 |
|
1 |
2 |
1 |
1 |
29 |
27 |
|
|
|
|
|
1977 |
8 |
11 |
|
1 |
2 |
2 |
2 |
28 |
34 |
|
|
|
|
|
1978 |
16 |
21 |
6 |
1 |
2 |
6 |
6 |
30 |
39 |
|
|
|
|
|
1979 |
26 |
20 |
8 |
1 |
1 |
5 |
5 |
31 |
34 |
|
|
|
|
|
1980 |
31 |
45 |
8 |
2 |
|
1 |
1 |
34 |
32 |
|
|
|
|
|
1981 |
23 |
26 |
8 |
2 |
1 |
2 |
2 |
32 |
28 |
|
|
|
|
|
1982 |
38 |
33 |
10 |
4 |
3 |
2 |
2 |
37 |
46 |
|
|
|
|
|
1983 |
29 |
45 |
15 |
3 |
2 |
2 |
2 |
35 |
54 |
|
|
|
|
|
1984 |
31 |
34 |
22 |
9 |
4 |
2 |
2 |
43 |
61 |
|
|
|
|
|
类目 年代 |
行政 |
党群 |
科研 |
基建 |
设备 |
出版 |
产品 |
财会 |
教学 |
外事 |
实物 |
声像 |
华科 |
|
1985 |
57 |
69 |
19 |
4 |
|
3 |
3 |
45 |
61 |
|
|
|
|
|
1986 |
52 |
50 |
32 |
114 |
|
1 |
1 |
253 |
67 |
|
|
|
|
|
1987 |
42 |
89 |
17 |
22 |
76 |
8 |
8 |
245 |
60 |
|
|
|
|
|
1988 |
50 |
76 |
5 |
63 |
|
10 |
10 |
235 |
72 |
|
|
|
|
|
1989 |
44 |
71 |
20 |
69 |
1 |
12 |
12 |
264 |
64 |
|
|
|
|
|
1990 |
68 |
103 |
16 |
1 |
|
41 |
10 |
217 |
67 |
|
|
|
|
|
1991 |
71 |
94 |
3 |
|
|
40 |
10 |
209 |
55 |
|
|
|
|
|
1992 |
79 |
72 |
4 |
74 |
|
37 |
10 |
223 |
62 |
|
|
|
|
综 |
1993 |
84 |
47 |
86 |
7 |
|
17 |
21 |
205 |
98 |
|
|
|
|
合 |
1994 |
87 |
42 |
3 |
13 |
14 |
20 |
14 |
186 |
98 |
|
|
|
|
档 |
1995 |
105 |
43 |
6 |
17 |
1 |
21 |
21 |
202 |
169 |
|
|
|
|
案 |
1996 |
90 |
42 |
15 |
33 |
4 |
15 |
21 |
266 |
173 |
|
|
|
|
|
1997 |
66 |
27 |
14 |
20 |
|
14 |
26 |
256 |
104 |
|
|
|
|
|
1998 |
44 |
10 |
6 |
22 |
|
12 |
|
240 |
131 |
|
|
|
|
|
1999 |
32 |
17 |
12 |
20 |
|
12 |
|
298 |
186 |
|
|
|
|
|
2000 |
44 |
21 |
29 |
18 |
|
16 |
|
299 |
254 |
|
|
|
|
|
2001 |
64 |
20 |
9 |
|
|
14 |
|
249 |
285 |
|
|
|
|
|
2002 |
76 |
15 |
14 |
42 |
|
12 |
|
293 |
224 |
|
|
|
|
|
2003 |
60 |
15 |
37 |
132 |
|
6 |
|
284 |
320 |
|
|
|
|
|
2004 |
93 |
22 |
|
125 |
|
9 |
|
280 |
307 |
|
|
|
|
|
2005 |
94 |
47 |
|
86 |
|
9 |
|
300 |
712 |
|
|
|
|
|
2006 |
107 |
49 |
|
81 |
|
10 |
|
298 |
758 |
|
|
|
|
|
2007 |
104 |
33 |
|
117 |
|
12 |
|
280 |
616 |
|
|
|
|
|
2008 |
87 |
14 |
|
44 |
|
13 |
|
351 |
1122 |
|
|
|
|
|
2009 |
67 |
18 |
|
122 |
|
12 |
|
324 |
683 |
|
|
|
|
|
2010 |
81 |
70 |
106 |
2 |
|
12 |
|
329 |
1068 |
|
|
|
|
|
2011 |
137 |
38 |
1 |
|
|
13 |
|
350 |
1364 |
|
|
|
|
|
2012 |
99 |
20 |
|
112 |
|
11 |
|
|
|
|
|
|
|
|
2013 |
126 |
64 |
|
23 |
|
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
2014 |
|
65 |
|
29 |
|
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
2015 |
|
61 |
48 |
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2016 |
|
|
49 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2017 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
总计 |
2640 |
1951 |
633 |
1475 |
144 |
477 |
207 |
7534 |
8734 |
74 |
182 |
18 |
742 |
|
合计 |
|
|
|
|
|
24811 |
|
|
|
|
|
|
|
人事 档案 |
干部 |
工人 |
退休 |
死亡 |
1422 |
115 |
587 |
244 |
学生 档案 |
在校学生档案 |
留校学生档案 |
|
|
|
|
|
25685 |
|
|
|
|
|
|
3811 |
|
|
|
合计 |
|
|
29496 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
化工学校 |
留校学生档案 |
教学档案 |
文书档案 |
合同 |
财务 |
基建 |
锦旗等实物档案 |
照片 |
|
2545 |
|
666 |
|
311 |
|
183 |
1739 |
95 |
|
70 |
|
|
46 |
总计 |
5655 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
科技大学至1952年建校以来,综合档案类馆24811卷,人事档案2368卷,学生档案29496卷,化工学校5655卷档案,试卷档案6740卷,目前档案馆藏量69070卷。
四、档案馆管理制度建设
档案馆草拟了一个总办法,14个分办法,10个实施细则。
档案馆制度建设计划表
序号 |
制度名称 |
制度类别 |
建设类别 |
完成时限 |
1. |
档案馆管理办法 |
总办法 |
新建 |
第一阶段 |
1-1. |
办公室管理制度 |
分办法 |
新建 |
第二阶段 |
1-1-1. |
考勤管理细则 |
细则 |
新建 |
第二阶段 |
1-1-2. |
印章管理细则 |
细则 |
新建 |
第二阶段 |
1-1-3. |
办公室设备管理细则 |
细则 |
新建 |
第二阶段 |
1-2. |
工作人员管理制度 |
分办法 |
新建 |
第一阶段 |
1-3 |
人事档案管理办法 |
分办法 |
新建 |
第一阶段 |
1-3-1. |
认识档案转递查阅细则 |
细则 |
新建 |
第一阶段 |
1-3-2. |
人事档案安全保密细则 |
细则 |
新建 |
第一阶段 |
1-4. |
人事档案岗位职责 |
分办法 |
新建 |
第一阶段 |
1-5. |
学生档案管理办法 |
分办法 |
新建 |
第一阶段 |
1-5-1. |
试卷档案管理细则 |
细则 |
新建 |
第一阶段 |
1-6. |
毕业生档案转递办法 |
分办法 |
新建 |
第一阶段 |
1-7. |
综合档案实体分类办法 |
分办法 |
新建 |
第一阶段 |
1-7-1. |
档案查阅及利用实施细则 |
细则 |
新建 |
第一阶段 |
1-7-2. |
档案数字化管理细则 |
细则 |
新建 |
第一阶段 |
1-8. |
档案安全保密办法 |
分办法 |
新建 |
第一阶段 |
1-9. |
综合档案销毁办法 |
分办法 |
新建 |
第二阶段 |
1-10. |
校史馆开放管理办法 |
分办法 |
新建 |
第二阶段 |
1-11. |
校史馆解说员管理办法 |
分办法 |
新建 |
第二阶段 |
1-12. |
档案归档管理办法 |
分办法 |
新建 |
第二阶段 |
1-12-. |
档案交接实施细则 |
细则 |
新建 |
第二阶段 |
1-13. |
档案消防管理办法 |
分办法 |
新建 |
第一阶段 |
1-13-. |
消防应急预案实施细则 |
细则 |
新建 |
第一阶段 |
1-14. |
兼职档案员管理办法 |
分办法 |
新建 |
第二阶段 |
五、档案馆信息平台建设
众所周知,档案资料是任何一个企事业单位的知识财富和智力资源。在过去,部门都采用纸张资料保存档案,不仅消耗大量人力物力,更是容易受人员流动和环境变化而导致档案丢失,无法完整、长期的保存。随着现代信息技术的发展,为档案资料的保管与高效利用提供了科学、有效的手段和工具——“档案管理系统”。该系统能够把部门信息档案清晰而完整的保存在数据库中,不仅省时省力,而且操作方便、安全性高,档案馆现有南大之星档案管理系统。同时还有档案馆网页,有服务指南、规章制度、业务指导等模块,档案馆将依照国家档案局第六号令《电子公文档案管理暂行办法》,不断完善档案馆信息平台的建设。
六、部门间协调配合机制建设
6.1、分管档案馆的校领导工作职责
6.1.1、组织全校性的宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
6.1.2、加强对学校档案工作的领导,把档案工作纳入学校的整体发展规划,并列入学校议事日程,督促各部门按上级和学校档案部门要求做好档案工作。
6.1.3、关心档案工作和档案馆的建设与发展,从人力、财力、物力上给予支持,及时解决工作中的重大问题和困难,逐步改善工作条件,使档案工作与学校的各项工作协调发展。
6.2、档案馆领导工作职责
6.2.1、根据上级档案工作的原则要求,结合学校的实际,提出档案工作的设想。为分管校长当好参谋,及时向分管校长汇报档案工作的有关情况。
6.2.2、定期检查档案工作,及时协调解决档案工作中的问题,确保国家相关法律法规的贯彻、执行和档案工作的有序开展。
6.2.3、负责档案工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作。对档案管理人员的工作情况进行检查指导,组织档案人员的业务学习和培训,并对文件材料归档工作进行监督检查。
6.2.4、改进和完善档案工作,不断提高工作质量和服务水平,切实为学校的各项工作服务。采取切实措施,调动专(兼)职档案人员的积极性,并积极解决或争取解决与他们切身利益相关的问题。
6.2.5、及时总结档案馆的工作情况,定期向分管领导汇报档案工作,并提出档案工作的意见和建议。把握工作时机,采取得力措施,积极推动学校档案工作的发展。
6.3、各院兼职档案工作人员职责
6.3.1、贯彻落实国家关于档案工作的法律法规、方针政策和本校有关规定,制定本部门档案工作计划。
6.3.2、做好本部门文件材料的收集工作,坚持平时预立卷。
6.3.3、将需要归档的文件组卷装订,做到合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐,相应的信息录入档案管理系统,信息完整、著录规范、并及时向档案馆移交。
6.3.4、做好本部门文件材料的分类、组卷、编目、登记、保管、利用等工作。
6.3.5、加强与档案馆的联系,积极提出改进工作的意见和建议。
6.3.6、及时向本单位分管档案工作负责人汇报工作,本单位有关工作人员工作变动时,要督促其做好文件材料的交接工作。
形成部门间协调配合机制,实行统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导,形成完整的各部门间协调配合学校档案收藏体系,推动档案馆的工作协调开展。
七、考核检查机制建设
7.1太原科技大学档案馆绩效考核办法
7.1.1指导思想
依据《太原科技大学奖励性绩效实施方案》的精神,为适应国家事业单位改革发展的总体要求,建立科学的绩效考核机制,实现职工由“身份管理”到“岗位管理”的要求。本馆特制订《太原科技大学档案馆绩效考核办法》力图通过一个科学的机制,充分调动职工的积极性、主动性和创造性,为档案馆制定人力资源管理政策提供依据,也是档案馆对员工进行岗位调配、升迁、淘汰、薪酬的管理,建立竞争机制、强化激励机制、鼓励先进、鞭策后进的基本方法和重要依据。
7.1.2绩效考核的目的
7.1.2.1、通过绩效考核,能及时发现档案馆人力资源的缺失情况,从而制定出正确的人力资源发展规划、招聘计划。
7.1.2.2、通过绩效考核,档案馆可以了解到员工的工作能力、工作态度和工作结果,进而充分了解员工对岗位的胜任程度和发展潜力,从而做出符合实际情况的员工岗位调配、职位升迁和辞聘等决定。
7.1.2.3、通过绩效考核,档案馆可以对员工绩效的优劣进行鉴别,肯定员工的工作成绩、优点与长处,指出员工的不足、差距。明确其今后努力的方向与目标。考核结果对员工绩效的优劣鉴别与褒贬,对落后者和优秀者等都起着激励和鼓舞作用。并能够引导员工在工作方面开展良性竞争。
7.1.2.4、通过绩效考核才能准确区分员工绩效的优劣.薪酬是衡量员工价值的货币尺度。只有通过绩效考核才能准确区分员工绩效的优劣,依据员工的劳动报酬,建立起合理的档案馆薪酬制度,体现制度管理的公正和公平。
7.1.2.5、通过绩效考核,档案馆可发现品质优秀、能力强、绩效高的员工,便于档案馆用人唯贤,合理任用人才。
7.1.2.6、通过绩效考核,档案馆可发现工作中存在不足的员工。有针对性地开展教育、培训工作,开发员工潜力,提高工作效益。从员工整体绩效可以看出档案馆运转的总体状况,强化、调节和矫正工作行为,可以使档案馆工作不断得到提高。
7.1.3绩效考核的原则
档案馆人员绩效考核,应遵循坚持标准、实事求是;全面考核,注重实绩;客观公正、民主公开;多种形式综合评定的考评原则,以保证考核工作科学、公正、全面。
7.1.3.1、坚持标准、实事求是,根据考核的条件和标准对被考核人员作出评价。通过协商确定绩效考核内容和评分标准,最大限度地减少考核者与被考核者之间的认知差别。
7.1.3.2、全面考核,注重实绩,在对被考评人的“德、勤、能、绩”进行全面考核的基础上,以考评履行岗位职责的情况和工作实绩为主。
7.1.3.3、客观公正、民主公开,增强考评过程中的透明度,注重实际效果、定量考核与定性考核相结合,客观评价每位员工,做到考评内容、方法、程序和结果公开。
7.1.3.4、多种形式综合评定,采取直接领导测评、同事测评、读者测评、自我测评相结合的考核方式,综合评定考核结果,使绩效考核工作规范化和制度化是我们遵循的考核原则。
7.1.4绩效考核的内容
基于德、能、勤、绩的考核。德,主要考核思想品质、敬业精神、团结精神、合作精神、工作积极性等方面的表现。能,主要考核胜任本岗位工作所必备的受教育程度、专业技术职务、工作经验、身体健康状况、沟通能力、学习能力和业务能力。勤,主要考核工作纪律、责任感和出勤率。绩效考核如果缺少“监督”,工作纪律考核就成了无源之水。平时就必须认真、详实地进行考勤。
7.1.5绩效考核的程序
7.1.5.1、成立考评领导小组。
7.1.5.2、个人总结述职 档案馆每个员工要对自己的表现作出全面客观的书面总结评价,肯定成绩,找出不足,提出今后努力的方向,并在馆内述职。
7.1.5.3、量化个人评分:个人评分的依据是各类人员绩效考评指标体系,每个员工要对照自己岗位相应的绩效考评指标体系,给自己一个实事求是的自我评分。评分由:个人、馆领导、同事、读者四部分组成。
7.1.5.4、总评分计算方法:个人评分×35% +馆领导×l0%+同事评分×50%+读者评分×5%=考核总分。
7.1.6考核结果的应用
正确使用绩效考核结果是发挥考核导向作用的前提和基础。应将考核结果与培训、继续教育、职务(职称)晋升、岗位津贴挂钩,并制定和颁布与绩效考核相关的单项条例。唯有这样,才能使馆员重视绩效考核工作,重视个人绩效的提升。
档案馆对员工绩效进行考核,最终的落脚点在于运用考核结果。对考核的结果应实行“五挂钩”。即考核结果与上岗聘任、职位晋升、在职培训、工资晋级、评选先进等挂钩,确保绩效考核的有效性。更好的推进档案馆各项工作的开展。
7.2、督促检查机制
档案工作奖惩办法
为切实落实学校档案工作岗位职责,规范学校各部门管理行为,确保档案工作与学校其他工作协调发展,对下列情况给予奖励或惩处。
7.2.1、对在档案收集、整理、保护、利用和现代化管理工作中作出显著成绩的、在档案学研究及档案史料研究中作出突出贡献的个人或集体,予以奖励。
7.2.2、对玩忽职守、造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的行为,对违反保密规定,擅自提供、抄录、公布、涂改、伪造档案的行为,对擅自出卖、赠送、交换档案、不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的行为以及其他违反档案法律、法规或规章的行为,其直接负责的主管人员和其他责任人员应依法受到处分。
八、服务群众工作机制建设
读者查阅档案工作流程图