太原科技大学档案馆

管理手册

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

太原科技大学档案馆

2017年10月

 

 

 

目  录

 

 

一、 部门职能

二、内设机构

三、政策法规

四、管理制度

五、考核检查

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

一、部门职能

1.1、办公室岗位职责

（1）贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策和档案管理的规章制度。

（2）负责处理档案馆的日常事务，文件的收文登记、传阅、催办、归档及整理工作并管好用好印章。

（3）负责馆内固定资产管理、使用及保存工作。

（4）做好馆内办公用品和福利用品的领取、登记、发放、管理工作。

（5）按照学校要求，制定每年的工作计划，提出工作要求，每年根据实际情况作出财务预算报领导审批，按时写出行政和业务总结交领导审阅。

（6）负责来馆参观人员的联系和接待工作。

（7）协助馆长开展工作，协调各方面关系，推动档案馆各部门工作有效运转。

（8）完成馆领导交办的其他工作任务。

1.2、综合档案室岗位职责

（1）严格执行国家《保密法》和本校保密规章制度，遵守各项档案管理制度，在开展档案利用工作的同时，确保档案实体安全，严守档案机密。

（2）负责接收、整理、分类、鉴定、统计和保管全校各类永久、长期保存的档案及有关资料，努力丰富档案馆藏。

（3）负责规划和协调全校档案工作，并对本校各部门档案工作进行监督、指导和检查。

(4)开展档案编研和开发利用工作，编制各种档案参考资料及档案目录检索工具，开发档案信息资源，积极创造条件，逐步实现档案管理现代化。

(5)组织全校专、兼职档案工作人员业务学习与培训。

(6)完成馆领导交办的其他工作任务。

1.3、学生档案室岗位职责

（1）贯彻执行国家有关学生档案管理工作的政策、规定和有关规章制度。

（2）完成日常学生档案零散材料的归档工作，处理日常管理中出现的各类问题。

（3）负责每年新生档案的建档工作，根据学生学籍变动情况，做好档案的重新分类、整理、登记、保管、归档工作。

（4）制作提供全校学生档案管理所需的档案袋、登记表、登记簿、转递单等相关材料。

（5）负责毕业生学籍档案的转递工作，及因各种原因终止学籍、退学、开除、转学等学生学籍档案的转递工作。

（5）负责学生学籍档案的查询及学籍档案数字化管理工作。

（6）完成馆领导交办的其他工作任务。

1.4、人事档案室岗位职责

（1）、按照《条例》规定，负责人事档案材料的收集认真细致地做好鉴别归档和整理工作。

（2）、负责办理人事档案的查阅、借用和转递。

（3）、做好人事档案的安全、保密、保护工作。

（4）、搞好人事档案工作的调查研究，联系工作实际，及进提出建议和意见。

（5）、办理领导交办的其他工作。

二、内设机构

2.1、档案馆办公室

2.2、综合档案室、

2.3、学生档案室

2.4、人事档案室

三、政策法规

《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案部门业务建设规范》

四、管理制度

《高校档案管理办法》、《太原科技大学档案馆档案管理办法》、《太原科技大学综合档案安全保密制度》、《太原科技大学综合档案查阅制度》、《太原科技大学综合档案销毁制度》、《太原科技大学档案馆库房管理制度》、《档案馆消防管理制度》、《人事档案管理八项制度》

五、考核检查

档案工作考核制度

将档案工作，做到资料有人收集，活动有人记载，档案材料及时汇总，及时移交，考核办法如下：

（1）、本馆按规定需要保管、移交的材料（在年度工作中形成的各种文字记载），做到齐全、完整、整洁、规范。

（2）、本馆每年对召开的重要会议所形成的各种文件和材料，要及时做好汇总并及时移交档案管理人员（材料汇编包括大事记、照片、录像、领导同志讲话记录等）。

（3）、各院（系）兼职档案员要协助配合档案馆共同做好档案工作。参加档案工作的检查、考核，认真做好各种档案材料的收集、整理工作。

（4）、各院（系）负责人督促兼职档案员收集、整理、归档各院（系）业务材料。

（5）、档案管理考核设置优秀、合格、不合格三个档次。档案材料整理规范、及时录入电子文档。 

对以下情况应直接确定为不合格：

1未明确档案工作岗位和兼职配备档案工作人员的。

2有积存文件材料没有整理归档的。

3未按规定向综合档案室移交档案的。

4发生档案损毁、丢失、泄密等事故或其他违反档案法律法规行为的。

5在次年6月份以后仍未及时归档。