太原科技大学档案馆

工作人员应知应会手册

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

太原科技大学档案馆

2017年10月

 

 

 

目  录

 

一、 档案馆相关理论、政策、法规

1.1档案立卷归档制度

1.2档案库房管理制度

1.3档案利用制度

1.4档案统计制度

1.5档案保密制度

1.6档案鉴定销毁制度

二、档案馆部门岗位职责、标准

2.1办公室岗位职责

2.2综合档案室岗位职责

2.3学生档案室岗位职责

2.4人事档案室岗位职责

三、档案馆数据资料

档案年度类目统计表

四、档案相关知识

《山西省机关档案工作目标管理考核标准》

 

 

 

 

一、 档案馆相关理论、政策、法规

1.1档案立卷归档制度

1.1.1本处形成的文书、会计等档案材料的立卷、归档工作必须纳入承办部门的职责，落实到人。

1.1.2应归档的文件材料必须由制发者按照本处制定的归档要求，搜集齐全、完整并经初步整理后交综合档案室，统一立卷归档。

1.1.3应该归档的文件材料必须符合《国家机关公文处理办法》的要求，严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔等不易保存的书写工具草拟、批准、修改文件材料，修改的文件材料字迹不清晰或超出装订线的要重新抄写，属永久保存的不能用复写纸书写，一般不能用复印件代替。

1.1.4领导外出开会带回的文件材料，传达贯彻办理完毕后，交办公室统一归档。

1.1.5归档时间：本处领导、各部门负责人应将当年形成的属于归档范围的各种材料必须在次年三月份前移交档案室，整个立卷归档必须在次年六月底前完结。

1.2档案库房管理制度

1.2.1档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、利用方便”的原则，档案库房应具有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”安全措施，确保档案的安全保管。

1.2.2档案库房应配备温湿度控制和调节设备，其温度应控制在14℃-24℃，相对湿度应控制在45%-60%。

1.2.3库房温湿度记录要有专人负责，每天记录一次，要积累、保存好测试的数据、采取的措施及其变化情况记录。

1.2.4严格执行档案进出库登记制度，建立健全登记手续。

1.2.5每两年定期对室藏档案进行一次检查，清点档案数量，及时发现需修改、整理的档案，填写检查记录，确保档案的完整与安全。

1.2.6非档案工作人员不得进入档案库房。

1.2.7库房内禁止吸烟，不得堆放杂物或与档案无关的物品。

1.2.8档案管理人员应保持库房的清洁卫生，离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查，切断电源，关好门窗。

1.2.9在档案库房入口处统一设置库房档案存放索引（平面示意图），档案橱柜应有统一的反映存放档案内容的标牌。

1.2.10档案橱具排列应避免阳光直射。橱具间的通道间距不少于80cm，橱具与墙壁应保持一定距离，橱具间的通道应为可迂回式。档案排架应按照从左至右、自上而下的方法，系统反映档案类目设置的具体顺序。

1.3档案利用制度

1.3.1档案人员必须熟悉检索工具和档案存放详情，及时准确无误地做好利用工作。
    1.3.2凡借阅档案者，必须持单位证明、按规定办理利用审批登记手续，方可查阅档案。
    1.3.3利用档案要严守《保密法》，确属工作需要借出的，必须经分管负责人同意，借出档案不得转借他人，并做到按时归还。
    1.3.4查阅档案时不得在档案上圈点、增删、划线、涂改，更不准任意拆散、调换、剪裁、撕毁档案资料。
    1.3.5重要档案，只限于在指定地点查阅。

1.4档案统计制度     

1.4.1档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。      

1.4.2档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐，档案人要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。     

1.4.3档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。      

1.4.4统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。     

1.4.5及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。      

1.4.6坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。  

1.4.7档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。

1.5档案保密制度

1.5.1凡是在本处工作活动中形成的并经过立卷归档的各门类档案均属保密范围。

1.5.2凡借阅、复印档案资料，必须经分管领导批准。

1.5.3严格按查阅范围提供档案资料，不得擅自扩大查阅范围。

1.5.4严禁非档案人员进入档案室，档案员必须关锁好文柜、门窗，自觉做好安全防范工作。

1.5.5加强对档案材料利用管理，对档案室的一切情况，不得向外泄露和向家人谈论。遵守档案查阅利用制度，严禁将档案材料带入公共场所。

1.5.6严格执行《档案法》、《保密法》，遵守保密规定，严守党和国家秘密。

1.6档案鉴定销毁制度

1.6.1档案是各项活动的真实记录和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。确定其存毁是一项严肃、细致的工作，必须严格执行制度。  

1.6.2档案的鉴定分为案卷鉴定和销毁鉴定两种。 

1.6.3案卷鉴定由专职档案员和归档部门领导负责。  

1.6.4案卷鉴定会可在档案材料移交档案室时进行。档案经鉴定合格后，应及时登记归档。

1.6.5销毁鉴定应根据档案保管期限由销毁鉴定小组按档案的性质，吸收有关部门负责人和档案工作主管领导参加。  

1.6.6档案销毁前要编造销毁清册，重要档案要逐份登记，一般档案可只写明其形成年份、字号、内容、数量。  

1.6.7对从档案中剔除的已经失去保存价值的案卷，凡有卷内目录的可只登记案卷标题，将卷内目录附后，代替销毁清册。无卷内目录和从档案中剔除的单价档案材料，要逐份登记。  

1.6.8销毁档案，必须经所领导审查，并签字同意后方可销毁。 

1.6.9销毁档案时应由两名专、兼职档案干部押运监销，严禁将其作废纸出售。  

1.6.10档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字。销毁清册要整理归档，以备查考

二、部门和岗位职责、标准

2.1、办公室岗位职责

（1）贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策和档案管理的规章制度。

（2）负责处理档案馆的日常事务，文件的收文登记、传阅、催办、归档及整理工作并管好用好印章。

（3）负责馆内固定资产管理、使用及保存工作。

（4）做好馆内办公用品和福利用品的领取、登记、发放、管理工作。

（5）按照学校要求，制定每年的工作计划，提出工作要求，每年根据实际情况作出财务预算报领导审批，按时写出行政和业务总结交领导审阅。

（6）负责来馆参观人员的联系和接待工作。

（7）协助馆长开展工作，协调各方面关系，推动档案馆各部门工作有效运转。

（8）完成馆领导交办的其他工作任务。

2.2、综合档案室岗位职责

（1）严格执行国家《保密法》和本校保密规章制度，遵守各项档案管理制度，在开展档案利用工作的同时，确保档案实体安全，严守档案机密。

（2）负责接收、整理、分类、鉴定、统计和保管全校各类永久、长期保存的档案及有关资料，努力丰富档案馆藏。

（3）负责规划和协调全校档案工作，并对本校各部门档案工作进行监督、指导和检查。

(4)开展档案编研和开发利用工作，编制各种档案参考资料及档案目录检索工具，开发档案信息资源，积极创造条件，逐步实现档案管理现代化。

(5)组织全校专、兼职档案工作人员业务学习与培训。

(6)完成馆领导交办的其他工作任务。

2.3、学生档案室岗位职责

（1）贯彻执行国家有关学生档案管理工作的政策、规定和有关规章制度。

（2）完成日常学生档案零散材料的归档工作，处理日常管理中出现的各类问题。

（3）负责每年新生档案的建档工作，根据学生学籍变动情况，做好档案的重新分类、整理、登记、保管、归档工作。

（4）制作提供全校学生档案管理所需的档案袋、登记表、登记簿、转递单等相关材料。

（5）负责毕业生学籍档案的转递工作，及因各种原因终止学籍、退学、开除、转学等学生学籍档案的转递工作。

（5）负责学生学籍档案的查询及学籍档案数字化管理工作。

（6）完成馆领导交办的其他工作任务。

2.4、人事档案室岗位职责

（1）、按照《条例》规定，负责人事档案材料的收集认真细致地做好鉴别归档和整理工作。

（2）、负责办理人事档案的查阅、借用和转递。

（3）、做好人事档案的安全、保密、保护工作。

（4）、搞好人事档案工作的调查研究，联系工作实际，及进提出建议和意见。

（5）、办理领导交办的其他工作。

 

 

 

 

 

三、数据资料

教学类档案为例表

太原科技大学档案馆统计一览表

教学类

类目 年代	JX11	JX12	JX13	JX14	JX15	JX16	JX17	JX18	总计
1992
1993
1994
1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
总计

 

四、相关资料

《山西省机关档案工作目标管理考核标准》

《太原科技大学档案工作汇编》