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太原科技大学档案馆“新冠肺炎疫情防控”专题档案材料收集归档工作指南

作者: 刘琳   信息来源:    发布时间: 2020-03-24

 

一、编制目的

为确保我校“新冠肺炎疫情防控”工作过程中形成的有价值的文件材料,包括纸质文件、照片、录音、录像、电子文件、实物等,齐全完整、及时归档、安全保管、有效利用,特制定本指南。

二、归档移交

“新冠肺炎疫情防控”材料形成单位,在新冠肺炎疫情结束,正式复工上班之日起3个月内,按照我校文件归档要求及时整理文件材料按时向档案馆移交。

三、归档范围

各单位要结合本单位疫情防控工作实际,在落实“新冠肺炎疫情防控”工作中所形成(起草、制定和收到)的文件、图表、照片、录音、录像等各类文件资料(纸质和电子)均纳入本次专题档案的收集归档范围,努力做到“应收尽收、应归尽归”,无疏漏、不散失。特别要重视照片、录音、录像、电子文件、实物等材料的收集移交。

各单位需归档的文件资料包括:

1、上级单位下发的关于疫情防控工作的重要批示、指示等文件材料;上级部门及有关领导督检我校疫情防控工作的相关材料;

2、学校及各单位建立疫情防控工作机构、协调机制形成的文件材料;

3、学校制定的“新冠肺炎疫情防控”工作部署、工作方案、重大决策、应急预案、计划、安排、措施、报表、形势研判、统计分析、总结、大事记、防控预案、监测方案等文件材料;

4、学校召开“新冠肺炎疫情防控”工作会议记录、纪要、决定、领导讲话等文件材料;

   5、有关疫情防控工作的规定、办法、意见、通知、应急预案等文件材料;

6、有关疫情防控工作的请示、报告、批复、批示、函和复函等文件材料;

7、有关疫情防控工作的公告、信息、简报、快报等;

8、宣传部、新闻媒体及相关单位关于疫情防控工作的宣传材料;包括我校疫情防控工作宣传报道,专题网站、官微等新媒体产生的关于疫情防控的文字、图片、视频和录音;

9、教务处、研究生院和各教学单位在做好疫情防控工作相关的线上线下教学安排工作形成的文件材料;

10、校园安全、后勤保障等部门在做好疫情防控工作中形成的文件资料,包括:出入学校校门、宿舍、食堂、办公场所等公共区域进行安全管控和卫生防疫、师生返校管理等形成的文件材料;

11、疫情防控工作相关物资保障、生活保障等后勤保障工作形成的文件材料;

12、疫情防控应急通信保障工作、网络信息安全监测工作和智慧校园大数据支撑服务工作形成的文件材料;

13学校组织向灾区捐款、捐物的名单、明细、登记表、统计表等;

14、学校收到的校友及社会捐款捐物及相关资金、物资的调拨、分配和使用等方面形成的文件资料的相关材料;

15、学校教师、学生,校友,积极参与当地疫情防控工作的有关材料;

16、学校在“新冠肺炎疫情防控”工作中涌现出的优秀党员、先进人物、好人好事等先进事迹材料;

17、与疫情防控相关的其它特色工作文件材料。

四、归档标准

建立太原科技大学“新冠肺炎疫情防控”专题档案,采用年度分类法,按专题进行分类。

1、纸质文件以件为单位进行归档,一文一件,纸质文件与电子版后同步归档,电子版文件命名与纸质文件相同,填写移交目录。

2、照片、录音、录像档案和实物档案可依据《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)及《录音录像档案管理规范》(DA/T78-2019)等进行整理,应当详尽著录背景、人物、来源等信息。

五、归档工作联系人

各单位在归档工作中遇到问题时,请及时与学校档案馆联系。

吉萍,联系电话:6997206

刘琳,联系电话:6998152

 

 

                                      太原科技大学档案馆

                                         20203月23

 

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