为了更好地服务我校学生，使毕业生具体了解档案的转递事宜，根据我校实际情况特拟订以下办法，并由各院（系）毕业班辅导员统一组织各班开展转递工作。具体内容如下，并请查阅附件1、2。

一、投递档案的方式：

主要通过邮政局以EMS的方式用特制的学生档案转递袋投递。

二、转递原则：

依据校就业办的派遣结果转发档案。

三、各院系组织转递的流程：

1.辅导员以院（系）为单位到档案馆领取EMS单：

辅导员先组织各班传达转递办法，使每位同学认真了解转递事宜，然后再统计要转走档案的人数（派至单位或人才市场，升学至外校的、要转档案回生源的学生需要 填EMS。未正常毕业无派遣的、档案缓发的以及考研升入本校的同学无需填写EMS快递单。）

2.填写EMS单 （填写方式及注意事项详见附件1）:

严格按附件要求填写。自行记录单号并通过邮政官网查询落实。单号超时无法查询。

3.填写“全班所有同学档案去向、去留信息汇总表”(见附件2（另附的EXCEL文件)）:此表统计全班所有毕业生档案转递去向、去留的信息。

4.毕业离校前，将填好的EMS单和附件2信息汇总表（电子版和纸质A4版），

均按学号顺序排好，以院（系）为单位一并交回档案馆。

四、不同类型的毕业生转档办法：

1．有报到证的：

（1） 主要是派遣至就业单位、人才市场、 生源地“教育局”、“就业指导服务中心”、“人力资源和社会保障局”等的（回生源地的主要针对未就业的毕业生）；

（2） 转出档案需填写EMS单，跟报到证抬头单位落实收件信息；

（3） 跟班填转递办法的附件2“全班所有同学档案去向、去留信息汇总表”。

2．应届生考取研究生的（无报到证）:

（1） 持调档函复印件到各院办理升学手续，升学信息会汇总到就业办，档案馆依照就业办的派遣结果转递。档案馆只收调档函原件（可跟班统一交）；

（2） 依据考取院校调档函告知的收件信息，跟班填写EMS单（升入本校除外）；

（3） 跟班填转递办法的附件2“全班所有同学档案去向、去留信息汇总表”（考取院校调档函写有其他特殊要求的，请在汇总表中备注提示）

3．无派遣的在职研究生：

（1）跟工作单位落实人事部门收件信息(外单位的需开具一份提档函，主要写明人事部门收件信息并盖章,如允许职工自带档案请注明“同意自带”并加盖公章方可)；

（2）跟班填写EMS单；

（3）跟班填写转递办法的附件2“全班所有同学档案去向、去留信息汇总表”（本校职工需备注“正式”、“人事代理”等，与人事口对接的老师不一样。）

4．申请缓发档案的毕业生:

（1） 未就业的毕业生也有报到证派遣，与是否申请缓发档案无关。学校就业办会为每一位正常毕业生（除升学的）办理报到证，未就业的毕业生会被派回生源地，并不是不派遣。一般会被派回生源地就业主管部门（ “教育局”、“就业指导服务中心”、“人力资源和社会保障局”等）。

（2）针对未正常毕业的、无报到证派遣的毕业生，等到有报到证派遣后，需自行联系档案馆办理转档事宜。

（3）特殊情况（比如很快就要改派等），可申请“缓发”，暂时由学校代管。

（4）缓发最长可以延缓两年，两年内须到档案馆办理转出手续。同样依据报到证派遣去向填写EMS单，由学校将档案交由签约邮局投递，一般不允许自带。保管期间落实了就业单位的，需出示改派后的报到证（改派事宜请咨询院辅导员），依据新派遣填写EMS单，方可将档案转至新单位。否则，仍只能先转回报到证原派遣地，光凭单位出具的调档函无法直接从学校提转档案。二战考取研究生的需交考取院校的调档函原件、毕业时发的报到证和三方协议，填写EMS单，最后由学校将档案交由签约邮局投递。

五、联系方式：

咨询电话：0351-6998152（工作时间内正常办理，法定节假日除外）

寒暑假统一集中在周三上午9：00——11：00办理

太原科技大学档案馆

2019年5月15日