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太原科技大学档案馆服务指南

作者:    信息来源:    发布时间: 2011-07-20

服务范围及办法

档案类别 服务项目 开放范围 办理要求

文书档案 查询、借阅 对立卷归档单位 凭介绍信

本科生学籍档案 标准格式制做、

英文翻译、文件密封 对本人开放 出示毕业证书、

学位证、(复印件)

本科生入学成绩 查阅、档案证明 对本人开放 出示个人有效证件

本科生毕业名册 档案证明 对社会开放 出示单位介绍信

或个人有效证件

研究生毕业论文 查阅 对社会开放 出示个人有效证件

研究生学位 查阅、档案证明 对本人开放 出示个人有效证件

科技档案 查阅 对社会开放 经课题组负责人批准

出版物档案 查阅 对社会开放 出示个人有效证件

外事档案 查阅、借阅 对立卷单位 凭介绍信

财务档案 查阅、证明 对财务部门 经校财务处批准

人事档案 查阅、证明 对社会开放 凭人事、组织部门介绍信

学生档案 查阅、证明 对社会开放 凭人事、组织部门介绍信

学历认证

一、我校毕业生查阅本人成绩,须持本人有效证件(委托他人代办,须携带委托书),到档案馆二楼查阅室办理。

二、档案馆对外服务时间为:每天上午8:10--11:30,下午1:30—4:30,星期六、日不开放。

三、中英文成绩单及学历证明可委托档案馆制作,也可本人制作。并请严格按照档案馆规定的要求办理:

1. 成绩单分本科生、专科生、研究生(适用于成教生)三种格式,按A4纸标准设计,请根据所学层次选择。

2. 当课程多,表格不够用时,可适当增加表格行数,或缩小字号。

3. 请将实际学年填入表格中,同一学年上、下学期都开设的课程应做在一行,其成绩分别填入上、下学期中。

4. 须将毕业证书、学位证书中英文一起复印在A4纸上(上边为原件复印件或扫描件,下边为英文翻译件)。

5. 盖章时,请带成绩单原件的复印件来核对。

6. 原长春光机学院、长春建材学校毕业的学生,盖章时请领取合校及更改校名的证明文件。

7. 学历证明英文翻译件落款以实际毕业学校为准

档案馆服务承诺

为了加强档案馆内部管理,深化机关工作作风建设,增强服务意识,提高服务质量,更好地为学校教学、科研和广大师生及社会服务,特制定本服务承诺。

太原科技大学档案馆是学校档案管理的职能部门,既是长久保存学校档案的场所,又是校史研究、档案资料编研,向社会提供利用档案的信息资料中心;不仅是一个为教学、科研和师生服务的重要部门,也是学校对内、对外服务和展示的一个重要窗口,直接关系到长春理工大学的声誉和形象。档案馆秉承“团结、勤奋、求实、创新”的管理思想,竭诚为全校师生和社会提供优质高效服务。

服务是档案馆的最高职责,服务的好与不好,师生和社会满意不满意,是衡量档案馆工作的重要标准。我们坚持以“优化服务树形象,规范管理重安全,开拓创新在提高,全面发展讲实效”的理念,不断改进服务态度,提高服务质量,做到服务热情周到,主动迅捷,以满足校内外人员的需要,树立太原科技大学的良好形象。我们严格按照党和国家的法律、法规办事,做到以法治档、科学管理,建立健全档案管理规章制度,通过制度来管理,通过制度来规范,不断提高管理水平和服务水平,坚持“服务至上,安全第一”,保证学校档案的绝对安全,万无一失。在保证服务和安全的前提下,积极开拓档案管理和服务的新思路,在管理服务的方式、内容、手段和范围上不断创新,丰富馆藏,使档案管理在硬件、软件上都有提高,在管理服务的质量和水平上做到全面发展。我们要做到,服务树形象,管理保安全,创新求提高,发展讲实效;真正把档案馆建设成为师生员工和社会服务的一个窗口,展示太原科技大学良好形象的平台,使档案馆不仅成为太原科技大学重要的信息中心,而且成为太原科技大学校史、学术史、思想史的研究中心,为把太原科技大学建成“省内一流,国内先进,国际知名”的高水平大学做出贡献。

我们的具体承诺是:

一、以法治档,科学管理。

二、服务至上,安全第一。

三、主动热情,耐心细致。

四、文明用语,解惑释疑。

五、准确迅速,用户满意。

六、树立形象,开拓进取。

查档指南

1、 单位和个人查阅未公开档案须出示单位介绍信并经馆长同意;查阅开放档案,须出示本人身份证、工作证或其他合法证明。

2、 查档者必须填写《档案利用登记表》,主动提供线索,以便馆内人员及时、准确查卷。

3、 档案材料交接时,查调卷双方当面点请。

4、 查阅档案一律在阅档室内进行,阅档者必须爱护档案材料,不得随意在原件上删除、涂写、圈点等,违者视情节查处。

5、 摘录或复印档案,必须经档案馆工作人员同意,并核对加盖印章。

6、 查阅档案一般按有关规定收取证明费,复印档案收取成本费。

7、 不得在阅档室内喧哗、吸烟。

网络安全保密制度

一、在档案馆馆长的领导下,全面负责档案信息在网络环境下的安全保密工作。

二、定期检查安全、保密制度的执行情况,对存在的问题及时向馆领导提出建议,消除各种不安全隐患。

三、严禁将易燃、易爆和有腐蚀性的物品带入机房、库房、办公室。

四、定期检查机房配备的消防器材,全体工作人员都应掌握其使用方法。发现机房内有烟味、焦味要迅速查明原因,并及时消除。

五、下班时必须关闭室内所有的设备、照明和电源,关好全部门窗,全面检查无误后,方可离去。

六、严格遵守各级保密制度。对工作中涉及的具有保密性质的文件、资料、程序、数据严格权限管理,设定专人负责,机密信息严格按权限查阅;工作人员不得利用工作之便查看超越自己权限范围的机密信息。

七、非本馆人员不得擅自进入机房,不得随意翻阅文件、资料。

八、应保密的软件、文档资料、数据,不得随意摄影、打印、复制,因工作需要摄影、打印、复制时,须经档案馆负责人批准后方可进行,重要资料须报请校有关领导批准。

九、计算机网络系统的保密口令不得泄密给非本馆人员,保密口令每三个月更改一次,机密信息的远程传输必须加密后进行。

十、本制度自公布之日起执行。

服务公约

一、 职业道德

1. 热爱档案事业,精通档案业务;

2. 立足本岗工作,保证服务质量;

3. 文明礼貌待客,热情周到服务;

4. 严守行业法规,维护档案信誉。

二、 文明服务

1. 耐心接待查阅者的咨询和问答,为查阅者切实解决困难;

2. 着装得体,保持整洁,大方;

3. 保持环境整洁、卫生、明亮,为查阅者提供良好的阅档场所;

4. 工作差错,应向查阅者或归档者道歉,并及时纠正;

5. 有问必答,不刁难查阅者;

6. 不与查阅者争辩,吵架,得理要让人。

三、 劳动纪律

1. 严格按档案馆规章制度执行,不做违规违纪的事;

2. 热爱本岗位工作,服从指挥听从安排;

3. 在岗期间,不做与工作无关的事;

4. 不利用职权谋求私利;

5. 严格执行档案保密制度,不泄露国家机密。

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