立卷归档工作是档案管理的重要基础工作，为保证文件材料收集齐全，准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，特制定本制度。

一、总则

第一条 为了加强学校档案工作，充分发挥档案的作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》等规定，制定本办法。

第二条 根据1989年国家教委六号令的精神，学校各类档案严格实行部门立卷制度，全校性、综合性的文件由党委办公室、校长办公室负责立卷归档，其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

第三条 学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它凝聚着全校教职工的奋斗成果、智慧和结晶，是学校历史的真实记载，凡属应归档的文件材料必须按规定及时移交档案馆，任何部门和个人不得以任何理由将公务活动形成的档案材料据为己有。

第四条 学校档案归档范围按照《高等学校档案工作规范》规定的十大类文件材料及反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料；国内外与学校有关的各种活动形成的具有保存价值的其它材料。

第五条 接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方签名。

二、细则

1、材料的归档、移交、接收

第六条 学校建立和完善归档制度，实行以纸质档案为主，纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。各部门分管档案工作的负责人应将文件材料归档工作纳入自己的职责范围进行督促检查。各部门专兼职档案员要做到及时对每项重要教学、科研、管理、对外交流等工作的文件材料进行完整、准确、系统的归档保存。

第七条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各部门在教学、科研、党政管理、对外交流等活动或个人在职务活动中形成的材料，由各部门按照学校档案管理部门制定的档案归档范围和整理规范组卷，经档案馆检查合格后向档案馆移交。

2、各类档案归档时间：

第八条 依据国家教委六号令《普通高等学校档案管理办法》及中华人民共和国财政部国家档案局第七十九号令《会计档案管理办法》。党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档；教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假归档；科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后两个月归档；毕业生档案在毕业生离校前一周送交档案馆；财会档案应在财务部门存放三~五年后移交档案馆。

3、案卷质量要求

第九条 应归档的文件材料，齐全完整；分类清楚，并保持文件之间的有机联系；案卷标题确切、卷内文件排列有序；保管期限、密级划分恰当；卷皮、目录、备考表书写清晰正规；案卷装订美观牢固。

4、保障措施 

 第十条 严格执行文件、材料的形成单位及课题组立卷归档制度，纳入学校及各部门、课题组的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围。

 第十一条 为确保我校档案的完整性、有效性，促进档案馆按期接收、整档、入库、服务，各单位必须明确本单位档案管理负责人和档案立卷员，确保基层建档立卷工作落到实处。

第十二条 凡对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要设备等进行鉴定验收时，有关业务部门必须通知档案部门参加，并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不得予以验收和上报成果。

 第十三条 为确保我校归档工作的有序进行，学校建立全校归档通报制度，于每年上半年向全校公布上年度归档单位名单及归档情况，对未按规定归档的单位给予一个月整改期，原则上期限不超过2个月。

第十四条  根据国家档案局对企业、事业单位档案工作规范化管理的达标要求，学校将逐步把归档工作纳入各单位年度目标管理工作考核，要求各单位切实重视档案基础建设。

第十五条 本实施办法经校长办公会审批后执行，解释权在档案馆。